Policy

Personuppgifter

Frejs Revisorer AB December 2022

Syfte

För en arbetsgivare är det viktigt att de anställda känner sig trygga med hur arbetsgivaren behandlar de anställdas personuppgifter. På Frejs värnar vi om din personliga integritet, och vi vill genom denna personuppgiftspolicy dels informera dig som anställd och även sökande kandidater till våra utlysta tjänster, om hur vi behandlar dina personuppgifter, dels förklara hur och när samt för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter.

Bakgrund

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullgöra våra förpliktelser mot dig som arbetstagare i vår egenskap av arbetsgivare. Som rättslig grund stödjer vi oss på avtal, rättslig förpliktelse, intresseavvägning och samtycke i behandling av personuppgifter. Det är nödvändigt för oss att behandla dina personuppgifter för att kunna utföra våra skyldigheter till dig enligt avtal exempelvis anställningskontrakt och löneutbetalning. I vissa fall är vi även skyldiga att behandla dina personuppgifter enligt rättslig förpliktelse exempelvis att redovisa skatt och sociala avgifter. I andra fall är det nödvändigt att samla in information enligt intresseavvägning exempelvis kontaktperson vid nödfall. I särskilda fall är vi i behov av att behandla dina personuppgifter enligt samtycke exempelvis information om allergier och specialkost vid konferensresor eller middagar.

Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter om dig än vad som är nödvändigt, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna. Vi behandlar endast dina uppgifter när vi har en laglig rätt att göra det. Vi följer därför reglerna i dataskyddsförordningen och annan tillämplig lagstiftning när vi behandlar dina personuppgifter.

Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har en rättslig grund att göra det. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt anställningsavtal, lag eller annan författning. Här nedan följer ett antal exempel på personuppgifter som vi behöver behandla om dig:

• Namn och efternamn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Personnummer
• Kön
• Bankkontonummer och andra utbetalningsuppgifter
• Närmast anhöriga samt kontaktuppgifter
• Information om hälsa/allergier
  
  

 Vi behandlar inte andra särskilda kategorier av personuppgifter (”känsliga personuppgifter”) om dig än vad vi är skyldiga att göra enligt anställningsavtal eller lag. Vi behöver under vissa omständigheter behandla information om din hälsa, exempelvis när du är sjukskriven eller genomgår rehabiliteringsinsatser. Det är också information som vi är skyldiga att behandla enligt lag. Gällande allergier/specialkost inför middagar, konferensresa etc samlas denna information in utifrån samtycke som rättslig grund. Bortsett från dessa uppgifter behandlar vi inte andra känsliga personuppgifter om dig. För det fall vi behandlar sådan information om dig i annan utsträckning än vad som beskrivs i denna policy kommer vi att säkerställa att vi har rätt att göra det enligt lag samt att du informeras om behandlingen. 

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
De flesta personuppgifterna som vi behandlar om dig samlas in i Hailey HR i samband med att du anställs eller söker arbete hos oss. När vi samlar in dina personuppgifter för första gången behöver du godkänna att dina uppgifter samlas in för att generera ditt anställningsavtal eller din ansökan. Detta sker i din första kontakt med Hailey HR, där du även fyller i information om dig. För er som anställdes innan Hailey HR lanserades har dina uppgifter förts över till detta system för att sedan kassera tidigare avtal och information om dig som funnits i pappersform. Vi begär endast information från dig om de personuppgifter vi behöver för att utföra våra avtalsenliga och lagstadgade förpliktelser. Personuppgifter som du tillhandahåller oss och som vi inte behöver för något av ändamålen vi behandlar personuppgifter för raderas skyndsamt.

Vilken information ger vi till dig?
När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen och hur du kan ta tillvara dessa. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgifts- behandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Med stöd av vilken rättslig grund behandlar vi personuppgifter om dig?
Vi behandlar dina personuppgifter för att utföra våra förpliktelser dels i förhållande till dig som arbetstagare dels i förhållande till det allmänna. De rättsliga grunder vi behandlar personuppgifter med stöd av är därför avtalsingående och fullgörande samt fullgörande av rättsliga förpliktelser.

Vad gäller vår behandling om dina närmast anhöriga grundar sig den behandlingen på vårt berättigade intresse, dvs. att vårt intresse som arbetsgivare av att informera dina anhöriga i fall av arbetsplatsolycka, sjukdom eller dödsfall väger tyngre än de anhörigas intresse av att inte få sina personuppgifter behandlade för detta ändamål. Vi behandlar dock inte fler personuppgifter än namn och telefonnummer och för detta ändamål och strävar därför efter att endast behandla så få personuppgifter som möjligt.

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

I fråga om känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighetskontroller, vilket innebär att endast de personer i verksamheten som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till uppgifterna i fråga.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

Vi överför inte personuppgifter i andra fall än dem som uttryckligen anges i denna policy.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vi lämnar endast ut dina personuppgifter i den utsträckning vi är skyldiga att göra det enligt lag eller annan författning, bland annat för att kunna utföra våra skyldigheter enligt skattelagstiftningen och socialförsäkringslagstiftningen.

I övrigt lämnar i inte ut dina personuppgifter till företag eller organisationer om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter. Vi kan dock komma att lämna ut begränsad information, såsom namn, till kunder och samarbetspartners i syfte att ingå och fullgöra avtal samt kontakta kunder.

Vi lämnar aldrig ut dina personuppgifter till annan part för marknadsföringsändamål.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?
Vi sparar dina personuppgifter under den tid som din anställning varar hos oss och under en skälig tid därefter. Nedan är Frejs datalagring av dina uppgifter av båda allmän och känslig art. I fältet lagringspolicy kan du se hur länge Frejs lagrar dina uppgifter.